Elke werkgever is verplicht om als een “goede huisvader te zorgen dat de arbeid wordt verricht in behoorlijke omstandigheden met betrekking tot de veiligheid en de gezondheid van de werknemer.

Hoe de werkgever dat, samen met de leden van de hiërarchische lijn, moet doen vinden we terug in de welzijnswetgeving en de codex welzijn op het werk die de wetgeving uitvoert. Het is dus de verantwoordelijkheid van de werkgever om samen met de leden van de hiërarchische lijn o.m. een risicobeoordeling op te maken in het kader van het welzijnsbeleid. Hiervoor moet hij bepaalde gegevens, in casu, de reisbestemming van de betrokken werknemer(s) verzamelen. In dit kader worden werknemers verplicht om constructief mee te werken aan het opzetten van dergelijk welzijnsbeleid. Ik citeer de wet hier nog even: “Iedere werknemer moet in zijn doen en laten op de arbeidsplaats, overeenkomstig zijn opleiding en de door de werkgever gegeven instructies, naar zijn beste vermogen zorg dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en deze van de andere betrokken personen”.

Het louter vragen naar de reisbestemming van een werknemer lijkt ons ook perfect proportioneel te zijn. Die informatie kan dan gebruikt worden om de risicobeoordeling te doen en daaraan gepaste (preventie) maatregelen te koppelen. Ik zou ook het Comité voor preventie en bescherming betrekking in deze materie, bv. stel dat jullie via een vragenlijst zouden werken, zou ik de goedkeuring van het Comité hiervoor vragen.

Verwerken van persoonsgegevens
Om deze persoonsgegevens te verwerken heb je volgens de GDPR een rechtsgrond nodig. We vinden deze terug in de welzijnswetgeving en arbeidswetgeving.

Dergelijke verwerking dien je wel op te nemen in het register van verwerkingsactiviteiten. Vergeet ook niet de documenten te verwijderen/deleten/in de shredder te stoppen…na afloop van de intern afgesproken bewaartermijn.

Informatieverplichting ten aanzien van betrokken werknemers
Volgens de GDPR moet u de betrokken werknemers duidelijk informeren over wat er met hun gegevens gebeurt, wie toegang krijgt, het doel (al zal dat wel snel duidelijk zijn), …de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen om de gegevens te beschermen.

Concreet
Als werkgever kan je wel vragen aan de werknemer om zijn reisbestemming kenbaar te maken, met het oog op het maken een risicobeoordeling in het kader van jullie welzijnsbeleid. Overleg dit ook met jullie Comité.

Het is de taak van de werknemer om zich hier constructief op te stellen en het is in zijn/haar eigen belang en dat van de collega’s.

Als laatste punt wou ik u nog meegeven dat u de toegang tot de werkvloer van een werknemer niet kan weigeren op basis van een vermoeden (bv. werknemer die terugkeert uit een risicogebied, bepaalde symptomen vertoont). U kan de werknemer vragen om zich, met het oog op de veiligheid van de collega’s, te laten onderzoeken, maar de werknemer is niet verplicht om daar op in te gaan. Je kan wel met de werknemer overeenkomen om tijdelijk het werk van op een andere plek te doen, bv. thuis.