Bij occasioneel telewerk kom je best overeen met je werknemer wie wat voorziet of vergoedt qua werkmiddelen.

Een onkostenvergoeding is dus niet ten allen tijde verplicht bij occasioneel telewerk. Werkgevers die toch een vergoeding willen voorzien voor werknemers die extra kosten maken, kunnen onder meer beroep doen op volgende (para)fiscaal vrijgestelde forfaits:

• Forfait telewerk
      - 20 EUR/maand voor professioneel gebruik van de eigen computerinstallatie (PC/laptop, printer, …);
      - 20 EUR/maand voor professioneel gebruik van het eigen internet. 
• Bureauvergoeding van 126,94 EUR (129,48 EUR vanaf 1 april 2020)

in principe enkel van toepassing voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren.
Het forfait dekt onder meer de kosten voor verwarming, elektriciteit, telefoon, klein bureaumateriaal en de inrichting van het thuiskantoor.
 
De RSZ bevestigt dat zij dit forfait ook aanvaarden voor werknemers die ingevolge de corona-crisis tijdelijk van thuis uit werken. Ook de fiscus aanvaardt dit forfait als kost eigen aan de werkgever.
De Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) lanceert een snelprocedure voor een ruling-aanvraag. Werkgevers die tijdelijk de bureauvergoeding van 126,94 EUR per maand willen toekennen, kunnen hier gebruik van maken.
Van belang is in dit kader dat de toekenning van de bureauvergoeding tijdelijk is en gelijk is voor alle medewerkers (geen onderscheid volgens functiecategorie).

Om dubbel gebruik te vermijden is het van belang dat werknemers in voorkomend geval tijdelijk afstand doen van de bestaande vergoeding voor bureaukosten.

Pro rata?
De DVB stelt steeds dat de werkgever de bedragen van kostenforfaits evenredig moet verminderen in geval van deeltijdse arbeidsprestaties. De RSZ stelt deze voorwaarde niet. 
De werkgever die van dit forfait gebruik wil maken, doet er best aan het bedrag aan te passen in functie van de tewerkstellingsgraad van de werknemer.

Wie 80% werkt, ontvangt dan een kostenvergoeding van 101,55 EUR; wie 50% ontvangt een vergoeding van 63,47 EUR (rekening houdend met het bedrag dat tot en met maart 2020 van toepassing was).

De DVB zal eenzelfde pro rata toepassen wanneer een werknemer deels in tijdelijke werkloosheid is en deels van thuis uit werkt.
 
Opmerking
Een cumul van de bureauvergoeding met de forfaits van 20 EUR is mogelijk, uiteraard op voorwaarde dat de werkgever kan aantonen de kosten gedekt door de telewerk-forfaits niet reeds in de bureauvergoeding vervat zitten.
Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik eigen vaste telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, …) mag de werkgever die ook terugbetalen. Hier aanvaardt de RSZ enkel een terugbetaling aan de hand van de reële kosten; er is geen forfait van toepassing.
Laatst aangepast op: 17/06/2020